Adotar um software de gestão financeira é fundamental para muitos negócios. Ele garante confiabilidade e agilidade no trato de informações, gerando relatórios e permitindo um acompanhamento integrado. Assim, há maior visibilidade sobre as finanças e sobre os seus impactos no empreendimento.

Porém, por melhor que seja o recurso escolhido, pode acontecer de ele não oferecer todo seu potencial após a implementação. Isso tem a ver com a configuração, com o uso e com a necessidade de recorrer a opções complementares e acessíveis.

Ao otimizar a ferramenta, por outro lado, o retorno sobre o investimento aumenta juntamente do desempenho. Por isso, veja 5 dicas para melhorar a performance do software de gestão financeira em sua empresa!

1. Otimize a definição de processos do negócio

O software de gestão financeira tem como um dos objetivos principais garantir que o empreendimento saia favorecido, rumo aos seus interesses. Para otimizar a sua atuação, é indispensável entender mais sobre o workflow interno, especialmente quanto às finanças.

A ideia é encontrar gargalos e possibilidades de otimização. Se o fluxo de caixa continua problemático mesmo após a implementação, por exemplo, é sinal de que é preciso investigar melhor essa abordagem para localizar novas formas de resolver os problemas.

Além de tudo, é indispensável reconhecer como, de fato, o software pode ajudar o negócio. A ideia é cruzar o que esse elemento pode fazer com quais são os processos que necessitam de apoio, dentro do empreendimento.

Imagine que, do ponto de vista financeiro, a empresa requer ajuda com um fluxo de caixa automatizado e com a criação de demonstrações financeiras. Para ser realmente útil, o software tem que ser usado de acordo com essas características, gerando bons efeitos.

2. Amplie a comunicação com os envolvidos

Outro caminho para conseguir um desempenho otimizado nesse sentido diz respeito à comunicação. Quanto melhor for o fluxo de informações, mais facilmente novas soluções serão encontradas.

Sendo assim, é fundamental que a gestão procure abrir canais de comunicação para que a ferramenta seja usada com sucesso. O gerente financeiro, por exemplo, não deve apenas implementar o software e esperar por seus resultados.

Em vez disso, o ideal é reunir os subgerentes e outros responsáveis, que têm tarefas ligadas diretamente ao uso de tal elemento. Com um diálogo estratégico, é possível encontrar em quais pontos esse item está falhando ou não está sendo útil o bastante.

A comunicação também serve para que sejam visualizados novos usos para o software, aproveitando ao máximo a sua capacidade de automação, por exemplo. Sugestões são bem-vindas, assim como o levantamento de feedback sobre o uso da ferramenta.

Acima de tudo, é algo que serve para garantir a total personalização, segundo as necessidades.

3. Elimine os relatórios desnecessários

Por falar nisso, é muito comum que a implementação de um software de gestão financeira seja acompanhada da escolha de funcionalidades e módulos. Nesse momento, também são escolhidos os relatórios que serão gerados.

O problema é que, muitas vezes, alguns desses dados nem sequer são observados. O software continua trazendo informações e relatórios que, ao final, não são utilizados para tomar decisões relevantes.

Com isso, há um subaproveitamento da ferramenta, que trabalha para algo pouco funcional quando poderia ser aplicada de forma estratégica. Diante disso, é fundamental eliminar os relatórios que são desnecessários.

Paralelamente, não se pode tomar essa decisão de maneira unilateral. Portanto, o diálogo é novamente necessário e os demais responsáveis devem ser envolvidos na análise. Com esse debate, é possível encontrar quais dados não são realmente utilizados.

Para aumentar as chances de sucesso e desempenho, essa tarefa deve ser executada periodicamente, de modo a manter o recurso sempre atualizado.

4. Invista no treinamento de funcionários quanto à ferramenta

Muitas vezes, a falta de resultados otimizados do software não tem a ver apenas com a ferramenta, em si. A forma como o recurso é utilizado também gera impactos em quais serão os efeitos obtidos.

Por causa disso, muitas vezes a falta de performance está ligada ao uso incorreto ou pouco estratégico das funcionalidades. A melhor forma de corrigir essa questão é investindo no treinamento dos colaboradores.

Mesmo que essa tarefa já tenha sido executada antes da implementação definitiva, é conveniente buscar o ganho de conhecimento sobre os recursos disponíveis. Para tanto, é recomendado oferecer cursos e capacitações diversas.

Isso é útil, inclusive, para que as novas versões sejam bem aproveitadas, além de garantir o atendimento de demandas inéditas. Enquanto a ferramenta estiver em operação, portanto, é fundamental que treinamentos periódicos sejam realizados, de acordo com as necessidades.

5. Empregue o Pentaho para aumentar a integração

Por mais útil que o software de gestão financeira seja, muitas vezes ele oferece informações difusas. Os relatórios são, certamente, muito úteis. Porém, dificilmente eles apresentam uma visão global ou o reconhecimento de tendências e padrões ocultos.

Esse não é um problema da ferramenta, em si, mas é preciso agir para que ela seja complementada da maneira certa. Para tanto, o indicado é recorrer ao Business Intelligence, que tem a ver com o aprofundamento de dados.

A opção recomendada é empregar o Pentaho. Trata-se de um software de código aberto que favorece a estruturação e a mineração de dados, encontrando e organizando esses elementos de uma forma estratégica e muito útil.

Ele garante, acima de tudo, a integração de informações. Ao ser implementado juntamente do software, os dados ficam integrados e começam a seguir um fluxo muito melhor. Assim, há maior inteligência de mercado.

Além de tudo, o Pentaho é adotado de forma personalizada, atendendo a necessidades específicas e trazendo dashboards e visualizações que fazem sentido para o seu negócio.

Assim, é muito vantajoso procurar uma empresa qualificada e de confiança para realizar esse processo. Como consequência, será viável extrair o que o recurso de gerenciamento de finanças tem de melhor a oferecer.

Otimizar o uso do software de gestão financeira é possível ao revisar processos e a sua aplicação. Também é muito conveniente empregar o Pentaho, conseguindo integração e automação por meio do Business Intelligence.

Para saber mais sobre essa possibilidade, descubra o que é o Pentaho e entenda o que ele tem de tão vantajoso.

Leandro Guimarães
Leandro Guimarães é o fundador da Know Solutions e trabalha com Business Intelligence desde 2009. Possui amplo conhecimento em Modelagem Dimensional, Data Warehouse e na plataforma Pentaho.

Foi aluno de Ralph Kimball, maior referência mundial no assunto, no curso de Modelagem Dimensional realizado pela Kimball University, em Estocolmo – Suécia.

Já ministrou diversas palestras sobre o tema e atualmente mantêm o blog da Know Solutions, com referências sobre Business Intelligence.

Pós Graduado em Gestão de Projetos de Software pela PUC – Paraná. Trabalhou durante 7 anos na empresa Siemens onde participou de projetos em diferentes países.