Adotar um software de gestão financeira é fundamental para muitos negócios. Ele garante confiabilidade e agilidade no trato de informações, gerando relatórios e permitindo um acompanhamento integrado. Assim, há maior visibilidade sobre as finanças e sobre os seus impactos no empreendimento.
Porém, por melhor que seja o recurso escolhido, pode acontecer de ele não oferecer todo seu potencial após a implementação. Isso tem a ver com a configuração, com o uso e com a necessidade de recorrer a opções complementares e acessíveis.
Ao otimizar a ferramenta, por outro lado, o retorno sobre o investimento aumenta juntamente do desempenho. Por isso, veja 5 dicas para melhorar a performance do software de gestão financeira em sua empresa!
1. Otimize a definição de processos do negócio
O software de gestão financeira tem como um dos objetivos principais garantir que o empreendimento saia favorecido, rumo aos seus interesses. Para otimizar a sua atuação, é indispensável entender mais sobre o workflow interno, especialmente quanto às finanças.
A ideia é encontrar gargalos e possibilidades de otimização. Se o fluxo de caixa continua problemático mesmo após a implementação, por exemplo, é sinal de que é preciso investigar melhor essa abordagem para localizar novas formas de resolver os problemas.
Além de tudo, é indispensável reconhecer como, de fato, o software pode ajudar o negócio. A ideia é cruzar o que esse elemento pode fazer com quais são os processos que necessitam de apoio, dentro do empreendimento.
Imagine que, do ponto de vista financeiro, a empresa requer ajuda com um fluxo de caixa automatizado e com a criação de demonstrações financeiras. Para ser realmente útil, o software tem que ser usado de acordo com essas características, gerando bons efeitos.
2. Amplie a comunicação com os envolvidos
Outro caminho para conseguir um desempenho otimizado nesse sentido diz respeito à comunicação. Quanto melhor for o fluxo de informações, mais facilmente novas soluções serão encontradas.
Sendo assim, é fundamental que a gestão procure abrir canais de comunicação para que a ferramenta seja usada com sucesso. O gerente financeiro, por exemplo, não deve apenas implementar o software e esperar por seus resultados.
Em vez disso, o ideal é reunir os subgerentes e outros responsáveis, que têm tarefas ligadas diretamente ao uso de tal elemento. Com um diálogo estratégico, é possível encontrar em quais pontos esse item está falhando ou não está sendo útil o bastante.
A comunicação também serve para que sejam visualizados novos usos para o software, aproveitando ao máximo a sua capacidade de automação, por exemplo. Sugestões são bem-vindas, assim como o levantamento de feedback sobre o uso da ferramenta.
Acima de tudo, é algo que serve para garantir a total personalização, segundo as necessidades.
3. Elimine os relatórios desnecessários
Por falar nisso, é muito comum que a implementação de um software de gestão financeira seja acompanhada da escolha de funcionalidades e módulos. Nesse momento, também são escolhidos os relatórios que serão gerados.
O problema é que, muitas vezes, alguns desses dados nem sequer são observados. O software continua trazendo informações e relatórios que, ao final, não são utilizados para tomar decisões relevantes.
Com isso, há um subaproveitamento da ferramenta, que trabalha para algo pouco funcional quando poderia ser aplicada de forma estratégica. Diante disso, é fundamental eliminar os relatórios que são desnecessários.
Paralelamente, não se pode tomar essa decisão de maneira unilateral. Portanto, o diálogo é novamente necessário e os demais responsáveis devem ser envolvidos na análise. Com esse debate, é possível encontrar quais dados não são realmente utilizados.
Para aumentar as chances de sucesso e desempenho, essa tarefa deve ser executada periodicamente, de modo a manter o recurso sempre atualizado.
4. Invista no treinamento de funcionários quanto à ferramenta
Muitas vezes, a falta de resultados otimizados do software não tem a ver apenas com a ferramenta, em si. A forma como o recurso é utilizado também gera impactos em quais serão os efeitos obtidos.
Por causa disso, muitas vezes a falta de performance está ligada ao uso incorreto ou pouco estratégico das funcionalidades. A melhor forma de corrigir essa questão é investindo no treinamento dos colaboradores.
Mesmo que essa tarefa já tenha sido executada antes da implementação definitiva, é conveniente buscar o ganho de conhecimento sobre os recursos disponíveis. Para tanto, é recomendado oferecer cursos e capacitações diversas.
Isso é útil, inclusive, para que as novas versões sejam bem aproveitadas, além de garantir o atendimento de demandas inéditas. Enquanto a ferramenta estiver em operação, portanto, é fundamental que treinamentos periódicos sejam realizados, de acordo com as necessidades.
5. Empregue o Pentaho para aumentar a integração
Por mais útil que o software de gestão financeira seja, muitas vezes ele oferece informações difusas. Os relatórios são, certamente, muito úteis. Porém, dificilmente eles apresentam uma visão global ou o reconhecimento de tendências e padrões ocultos.
Esse não é um problema da ferramenta, em si, mas é preciso agir para que ela seja complementada da maneira certa. Para tanto, o indicado é recorrer ao Business Intelligence, que tem a ver com o aprofundamento de dados.
A opção recomendada é empregar o Pentaho. Trata-se de um software de código aberto que favorece a estruturação e a mineração de dados, encontrando e organizando esses elementos de uma forma estratégica e muito útil.
Ele garante, acima de tudo, a integração de informações. Ao ser implementado juntamente do software, os dados ficam integrados e começam a seguir um fluxo muito melhor. Assim, há maior inteligência de mercado.
Além de tudo, o Pentaho é adotado de forma personalizada, atendendo a necessidades específicas e trazendo dashboards e visualizações que fazem sentido para o seu negócio.
Assim, é muito vantajoso procurar uma empresa qualificada e de confiança para realizar esse processo. Como consequência, será viável extrair o que o recurso de gerenciamento de finanças tem de melhor a oferecer.
Otimizar o uso do software de gestão financeira é possível ao revisar processos e a sua aplicação. Também é muito conveniente empregar o Pentaho, conseguindo integração e automação por meio do Business Intelligence.
Para saber mais sobre essa possibilidade, descubra o que é o Pentaho e entenda o que ele tem de tão vantajoso.
Olá Leandro.
Acredito que o potencial da área de Business Intelligence dentro das empresas pode ser maior do que se imagina hoje.
Trabalho com consultoria de B.I. para agencias e empresas, e enfrentamos diariamente dois grandes problemas.
1- Padronização dos dados: Como utilizamos muitas fontes de dados, todo o processo, desde o que a implementação, até a parte operacional, precisa ser muito bem estruturada. Sem o padrão das informações perde-se muito tempo com “correção”, sendo que “tempo” não é o que temos para identificar um padrão, pois no dia seguinte ele pode mudar se não o tratarmos.
2- Pessoas que não sabem o que querem: Corporações não sabem o que querem, logo querem tudo. O problema é que sabemos que não tudo não é necessário, se consegue identificar padrões e otimizações com metade do volume. Sendo assim o processo de otimização passa a ser inteligente para ser operacional.
O futuro da área esta encaminhando para segmentações e clusterizações dinâmicas para analise de Big Data, mas se o processo de todos envolvidos precisa ser muito bem desenhado e a área de B.I. precisa ter este knowhow também.
Obrigado e muito bom seus artigos.
Oi João, obrigado pelo seu comentário! Concordo com você!
Realmente, a padronização dos dados é o ponto mais sensível mesmo. Aqui estimamos em torno de 60% a 70% do tempo em um projeto de BI apenas para esta parte.
Sobre as pessoas não saberem o que querem, aqui vemos como uma certa vantagem. Muitas vezes não é nem exatamente não saber o que querem, mas não saberem o que é possível fazer. Com isso, parte do nosso trabalho aqui é exatamente entender do que o cliente sofre aí então sugerir algumas coisas. Tentamos não ir para uma abordagem de “o que você quer” mas sim de “quais são seus problemas”.
Isso me deu até a ideia de criar um post focado nisso, vou deixar anotado para o futuro!
Existe uma técnica chamada Árvore de Realidade Presente, da Teoria das Restrições, que lida justamente com essa barafunda de problemas e entendimentos. Eu experimentei a mesma frustração que você, João, e decidi resolver esse problema. A imagem https://geekbi.files.wordpress.com/2020/10/bi_toc-crt-x.png é um resumo do que eu tenho até agora.
Adoraria uma contribuição. “O cliente não sabe o que quer” já está lá. “Dados são sujos” e “Dados são bagunçados” me parecem boas adições.
O que você acha? E você, Leandro?
[…] para aumentar seu lucro ou diminuir seus custos operacionais. Esse é o conceito básico de Business Intelligence utilizado como diferencial […]
[…] de BI — Business Intelligence ou, traduzindo, Inteligência Empresarial — é justamente o diferencial que uma empresa precisa para tratar dados gerados por vários meios. Veja alguns contextos que podem servir de […]
eu precisava para compor você uma pouco de note ajudar diga obrigado again com o extraordinário conselhos você compartilhado nesta página . Foi certamente maravilhosamente generoso com você dando abertamente tudo o que muitas pessoas {poderiam ter | poderiam possivelmente ter | poderiam ter | teriam | distribuído para um ebook para gerar alguma massa para eles mesmos , especialmente considerando que you poderia ter tried it se você nunca desejado . Those estratégias também agido como outras pessoas tenha semelhante desire como my own entender bom negócio mais relacionado este assunto . Eu tenho certeza há alguns mais agradáveis ocasiões ahead para pessoas que ver seu site
Bom dia,
Há muita diferença das versões do livro The Data Warehouse Toolkit?
Vejo que ele esta na 3 edição.
Posso comprar apenas a 3 ou devo comprar todas?
Oi Marcos!
Há algumas atualizações com conceitos mais atuais. Não precisa comprar todas as edições não, apenas a 3a já cobre tudo que precisa.
Sim e não. A maior diferença é entre a primeira edição e as restantes. Da segunda edição em diante, quando a Margy Ross assumiu o livro, é tudo mais ou menos o mesmo.
A primeira edição, que por acaso chegou a ser publicada em português, é a melhor, na minha opinião. Ela é mais concreta, menor e mais focada. Se conseguir achá-la, compre. Vale ouro.
Sobre o comentário do João Kechichian, concordo em relação às empresas não terem claro o que querem, e concordo com o Leandro sobre a abordagem de “Qual o seu problema” para dar as sugestões.
Mas vale ressaltar que as empresas não conseguem identificar o que querem por não terem claro um Planejamento Estratégico e objetivos bem descritos. Isso facilita muito perceber quais indicadores serão necessários acompanhar para atingir os resultados esperados.
Gostaria de entender se a utilização da Big data nas empresas gera algum tipo de desvantagem nas pessoas que lá trabalham ?
Parabéns por trazer a CRISP-DM de volta ao tablado. O “produtocentrismo” que assola o mercardo de BI pressiona os players a comprar o último brinquedo, a seguir a última moda, quando quase tudo que tem algum uso prático já existe há décadas – como o CRISP-DM
Seria legal um artigo um artigo comparando-o com SEMMA. Pode ser muito interessante para quem entrou na área há menos de 20 anos.