Na tentativa de sistematizar ao máximo os processos de gestão das empresas, várias ferramentas da administração já foram criadas nos últimos anos. Algumas têm sido muito bem-sucedidas, e conseguem trazer importantes conceitos que agilizam e facilitam o acompanhamento e gestão das empresas.

Entre eles, podemos destacar duas: o chamado PDCA e o Business Intelligence e neste post explicaremos um pouco cada uma delas. Continue lendo e confira!

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA foi criado em 1930 por Walter A. Shewhart, mas foi ser amplamente difundida pelo mundo na década de 1950, graças às palestras de Willian E. Deming, no Japão. Sua ideia parte do princípio da melhoria contínua e aprimoramento constante.

A ferramenta é peça fundamental na filosofia Kaizen, que revolucionou o conceito de qualidade na indústria japonesa do pós-guerra. As letras do nome vêm do inglês Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar), Action (agir), e descrevem a sequência das atividades a serem executadas continuamente durante o processo. O ciclo PDCA, portanto, é um conceito sem início ou fim, e possue aplicação imediata em qualquer atividade produtiva.

Business Intelligence

Com o tempo, a crescente quantidade de informações — disponível graças aos avanços tecnológicos constantes — tornou a tomada de decisões mais difícil e complexa. Se, antes, o problema era a falta de dados, hoje o excesso pode confundir mesmo o mais experiente dos administradores.

Diante disso, surge a proposta dos softwares de Business Intelligence (B)I: coletar dados relevantes e demonstrá-los de maneira a facilitar e dar segurança às tomadas de decisões. E as interações entre as ferramentas de BI e do ciclo PDCA se mostraram uma combinação poderosa de apoio e qualidade de gestão.

Cada passo do ciclo tem correspondência com aplicações do Business Intelligence — vejamos algumas.

Plan (Planejar)

Essa fase se caracteriza por ser o momento em que o gestor deve identificar as causas que limitam a qualidade ou alcance dos objetivos traçados. A análise de todos os fatores que contribuem para a melhoria contínua deve ser executada, considerando-se a melhor qualidade de dados possível.

O Business Intelligence ajuda muito nessa coleta de informações, muitas vezes escondidas na enorme quantidade de dados disponíveis, mas não organizados. A frieza da tecnologia pode demonstrar aspectos importantes sem o caráter emocional e, eventualmente tendencioso, dos colaboradores. E, contrário ao que muitos acreditam, esse tipo de software custa pouco e é simples de usar.

Do (Fazer)

Nesta etapa, o plano é executado de acordo com as metas estabelecidas na fase anterior. Porém, durante a execução do planejamento a coleta e armazenagem de dados continua a ser importante.

E as informações adquiridas com a execução do plano vão fornecer importantes subsídios para as próximas decisões. Nessa etapa, o papel do Business Intelligence é sistematizar todo esse armazenamento e transformação de dados em informação.

Check (Checar)

Depois de haver planejado e executado, o resultado precisa ser comparado com os objetivos fixados anteriormente, e, essencialmente, o Business Intelligence é a ferramenta que permite a conferência e análise de dados obtidos anteriormente.

Um software de BI adequadamente implantado vai oferecer uma visão privilegiada das informações e permitirá um controle seguro dos dados que serão usados para a tomada de decisão.

Action (Agir)

Essa é a fase onde as correções e melhorias identificadas devem ser implantadas. É uma variante da segunda fase, Do (fazer). A ideia é muito simples, porém poderosa: a cada momento, o ciclo deve ser repassado buscando a qualidade como filosofia central.

Nada está tão bom que não possa melhorar, e a aplicação do ciclo PDCA garante que as inconsistências estão sendo observadas e atendidas por um novo planejamento de melhoria. Novamente, o BI fornece as bases para uma ação mais precisa e eficiente.

Como podemos ver, o ciclo PDCA e o Business Intelligence formam uma dupla de ferramentas poderosa e indispensável para a gestão de qualquer empresa — até mesmo de projetos menores. Assim como a qualidade ganhou outra dimensão depois das palestras de Deming, a gestão de informações e a tomada de decisões deve ganhar outra perspectiva após o uso do BI.

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Leandro Guimarães
Leandro Guimarães é o fundador da Know Solutions e trabalha com Business Intelligence desde 2009. Possui amplo conhecimento em Modelagem Dimensional, Data Warehouse e na plataforma Pentaho.

Foi aluno de Ralph Kimball, maior referência mundial no assunto, no curso de Modelagem Dimensional realizado pela Kimball University, em Estocolmo – Suécia.

Já ministrou diversas palestras sobre o tema e atualmente mantêm o blog da Know Solutions, com referências sobre Business Intelligence.

Pós Graduado em Gestão de Projetos de Software pela PUC – Paraná. Trabalhou durante 7 anos na empresa Siemens onde participou de projetos em diferentes países.