O avanço da tecnologia permite que as empresas automatizem várias tarefas e abandonem os processos manuais. Com isso, conseguem produzir mais, com mais qualidade, menos custos e em menos tempo. Isso se reflete em mais competitividade. Entretanto, há muitas empresas resistentes.

Mas há motivo para tanto receito? Certamente não. Nos últimos anos, os fornecedores de TI aprenderam bastante com os erros e formulam processos de implementação muito bem amarrados. Confira a seguir alguns temores e por que eles não são mais reais.

Por que algumas empresas ainda insistem nos processos manuais?

Veja os medos mais comuns dos gestores e empresários.

Interrupção das atividades

Atualmente, os melhores fornecedores de TI trabalham com times integrados à gestão de projetos. Desse modo, há um planejamento detalhado sobre cada ação e o impacto delas sobre as operações. Tudo começa com um diagnóstico da sua capacidade atual de infraestrutura e dos fluxos de trabalho. Tudo o que puder ser aproveitado para a instalação da solução será utilizado.

A partir disso, é possível fazer um processo de implantação incremental em que a instalação dos sistemas é feita gradualmente setor a setor de forma que há uma interrupção mínima das atividades essenciais.

Treinamento de colaboradores

Aqui, não são ofertados apenas palestras e vídeos sobre o funcionamento do sistema, mas um programa completo. Eles poderão tirar suas dúvidas, conversar sobre seus medos, interagir com o sistema com o suporte dos desenvolvedores, etc.

Gastos com infraestrutura

Como explicamos, uma boa empresa de TI vai estudar a sua capacidade e aproveitá-la ao máximo. Então, é possível minimizar a compra de equipamentos. Ademais, as estratégias de personalização de software permitem a retirada de determinadas ferramentas para deixá-lo mais adaptável às suas máquinas.

Ferramentas que não são utilizadas

A customização também tem outro benefício. Você não enfrentará aquele problema antigo de ter um software cujas ferramentas ficam ociosas, comprometendo a funcionalidade do sistema e a produtividade dos colaboradores.

Por que abandonar os processos manuais é tão urgente?

O abandono dos processos manuais é uma ação prioritária, pois corrigem problemas que comprometem a sua competitividade em vários pontos!

Processos mais lentos

Uma venda foi feita e uma nota fiscal foi emitida. Agora, o colaborador que trabalha no caixa precisará guardar o documento para que ele seja lançado. Ele precisa também inserir as informações em uma planilha de fluxo de caixa e de pagamentos.

Ao final do turno, ele vai entregar a nota para o setor financeiro, que atualizará as suas planilhas. Então, esses dados ainda precisarão ser enviados para o setor contábil para a escrituração fiscal, para a logística dar baixa no estoque e planejar as compras.

Percebe como tudo é muito mais lento? Uma única ocorrência gera várias duplicidades de esforços, que pode durar várias horas ou dias. Com processos automatizados, assim que o pagamento é feito, há a emissão da nota fiscal e todos os módulos do sistema são atualizados sem intervenção humana.

Redução da produtividade

Mas a agilidade não para por aí: a disponibilização imediata dos dados permite que cada departamento possa iniciar os processos manuais essenciais mais rapidamente. Afinal, nem tudo pode ser automatizado. Isso aumenta a produtividade. Sem a automação de tarefas repetitivas, um colaborador precisa esperar várias horas para que as informações importantes cheguem até ele.

Grandes chances de erros e falhas

Com tantos esforços duplicados, você já parou para pensar na quantidade de erros que surgem? Além disso, devido às nossas limitações cognitivas, a atenção e o foco caem ao longo da execução das tarefas. Isso aumenta as chances de falhas.

Informações descentralizadas

Por fim, os dados ficam segregados em diversos sistemas individuais e planilhas. Consequentemente, os tomadores de decisão podem perder oportunidades de visualizar informações relevantes para vencer a concorrência.

A insistência em processos manuais, leva a um aumento dos custos e à perda de competitividade. Desse modo, o investimento em um sistema de gestão é imprescindível para as empresas. Atualmente, há fornecedores excelentes que personalizam as soluções, oferecem treinamentos, fazem um diagnóstico da infraestrutura e das operações. Enfim, dão todo o suporte necessário para o sucesso.

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Leandro Guimarães
Leandro Guimarães é o fundador da Know Solutions e trabalha com Business Intelligence desde 2009. Possui amplo conhecimento em Modelagem Dimensional, Data Warehouse e na plataforma Pentaho.

Foi aluno de Ralph Kimball, maior referência mundial no assunto, no curso de Modelagem Dimensional realizado pela Kimball University, em Estocolmo – Suécia.

Já ministrou diversas palestras sobre o tema e atualmente mantêm o blog da Know Solutions, com referências sobre Business Intelligence.

Pós Graduado em Gestão de Projetos de Software pela PUC – Paraná. Trabalhou durante 7 anos na empresa Siemens onde participou de projetos em diferentes países.