Você sabe como aumentar a produtividade em TI? A capacidade de times trabalharem dentro de um elevado padrão é algo que todo gestor deve estar atento. Na área de tecnologia, em especial, isso tem uma grande importância: manter os profissionais com alta produtividade pode gerar impactos em todos os outros setores da empresa.

Mas como garantir que a produtividade em TI seja sempre acima do esperado? Para ajudar você a vencer esse desafio, preparamos o post a seguir. Continue a leitura e veja como melhorar o fluxo de trabalho do setor!

Por que a produtividade da TI é importante?

A tecnologia ganhou um papel muito importante nos últimos anos para as empresas brasileiras. A transformação digital e as novas tendências do mercado exigem que os negócios estejam preparados para atender a demandas externas com agilidade e precisão.

Afinal, quem não se mantém alinhado com as expectativas de clientes pode perder espaço frente a concorrentes e oportunidades de vendas valiosas.

Em um contexto onde a tecnologia está integrada ao dia a dia de vários setores, o time de TI deve estar preparado para lidar com várias demandas. Se os pedidos de suporte e os projetos da área não forem executados dentro dos prazos, por exemplo, outros setores serão afetados.

Com isso, a produtividade geral da empresa cairá, o que reduz a sua competitividade em todos os locais em que ela disputa uma fatia do mercado.

Como aumentar a produtividade em TI?

Para otimizar a produtividade em TI há uma série de passos que podem ser tomados. Cada um auxilia em uma parte diferente do dia a dia da empresa. Se bem aplicados, todos os profissionais conseguirão atuar com agilidade, segurança e foco nas demandas internas.

Entre os passos que podemos apontar para otimizar a produtividade da equipe de TI, podemos apontar:

  • focar em uma comunicação clara, que demonstre para todas as equipes as demandas existentes, os motivos para as decisões do planejamento terem sido tomadas e o que a gestão espera de cada um;
  • alinhar objetivos internamente e externamente, colocando o time de TI em um planejamento unificado e mudando o posicionamento da área, para que ele esteja direcionado a partir das demandas da empresa e os seus objetivos de médio e longo prazo;
  • o investimento em boas ferramentas de trabalho, que sejam focadas em atender às necessidades da equipe e adotadas conforme o perfil do setor;
  • a adoção de indicadores de performance, para otimizar a mensuração de resultados.

Que ferramentas podem ser utilizadas para melhorar o trabalho da TI?

Para otimizar o trabalho da equipe de TI e garantir um bom nível de produtividade, algumas soluções podem ser utilizadas. Elas aumentam a capacidade dos times de se manterem integrados e facilitam a tomada de decisões inovadoras. Além disso, reduzem os riscos e problemas de performance.

Entre as principais, podemos apontar:

  • ferramentas de gestão do fluxo de trabalho;
  • soluções de troca de dados na nuvem;
  • sistemas de gestão integrada;
  • CRMs de gerenciamento de atendimentos;
  • chatbots;
  • mecanismos de comunicação multicanal.

Quais erros podem comprometer a produtividade em TI?

Nenhum gestor de TI deseja ter a produtividade da equipe prejudicada, mas será que ele e os colaboradores têm feito por onde? Um aspecto que pode pesar nesse sentido é o comodismo, seguido pela falta de disposição em ajustar ou mudar algo que não está funcionando da forma correta.

Acompanhe, nas subseções seguintes, os principais erros a serem evitados!

Comunicação interna deficiente

Sem clareza e objetividade na comunicação, as atividades do setor de TI tendem a ser ineficientes e talvez até menos padronizadas. Os canais usados também contam muito, sendo importante usar aqueles que são mais facilmente acessíveis ao colaborador.

Em vez de um quadro de avisos na sala, pode-se usar, por exemplo, uma lista de transmissão ou grupo do WhatsApp, visando uma comunicação mais rápida com todo o time.

Não padronizar processos

Processos padronizados contribuem com a fluidez e agilidade na operação de TI. Quando as atividades são executadas de forma solta, abre-se uma brecha para o aparecimento de diversos problemas.

Tomando como o exemplo o Help Desk, ainda que um chamado de usuário seja de um problema simples, a falta de padronização pode fazer o tempo de resposta e resolução ser maior.

Não atualizar o parque tecnológico

Quando se tem uma infraestrutura de TI totalmente local, chega uma hora em que os recursos se esgotam. Com os servidores lotados de arquivos e diversas outras informações, é preciso encontrar uma forma efetiva de expandir o armazenamento da empresa.

Além do aumento no número dos servidores, o parque tecnológico também precisa se atualizar em relação às máquinas. É inevitável que a vida útil dos seus componentes internos de hardware vá diminuindo com o uso, tornando os computadores mais lentos e ineficientes.

Quando chega o momento de atualizar o parque e fazer cotações junto aos fornecedores, infelizmente, não é raro os recursos serem insuficientes. Dito isso, uma das formas de não gastar muito e ter a mesma eficiência operacional é a migração de parte ou toda a infraestrutura de TI para a nuvem.

Não estipular métricas ou acompanhá-las de forma equivocada

Métricas e indicadores de performance devem ser definidos no planejamento estratégico. Também pode ser interessante fazer isso com maior flexibilidade, considerando mudanças tecnológicas ao longo do tempo, por exemplo.

Se essas métricas e indicadores foram estipulados mas não são devidamente acompanhados, é um sinal de que a TI da empresa caminha literalmente às escuras.

Entre uma infinidade de pontos da operação a serem considerados, os gestores devem focar naqueles que fazem mais sentido para o negócio. Um erro possível de acontecer nesse sentido é a medição de indicadores que têm pouca ou nenhuma relação com a TI da organização.

Para exemplificar, vamos falar novamente sobre um serviço de Help Desk. Se a TI avalia somente o tempo de resposta aos chamados e não mede o percentual de resoluções, há um risco de haver insatisfação da parte dos usuários. Ou, ainda, mesmo tendo uma alta taxa de resolução, é importante saber o tempo médio que a equipe leva até elucidar o problema.

Investindo nessas ferramentas, a empresa saberá melhor como aumentar a produtividade em TI, e os profissionais poderão atender a um número maior de demandas sem comprometer a qualidade do seu serviço. Por isso, não deixe de pensar em um bom conjunto de ferramentas para otimizar a sua produtividade em TI.

Em processos de análise de informações, entender o que cada registro indica é fundamental. Por isso, saiba mais sobre o tema no nosso post com as diferenças entre dados e informações!

Leandro Guimarães
Leandro Guimarães
Leandro Guimarães é o fundador da Know Solutions e trabalha com Business Intelligence desde 2009. Possui amplo conhecimento em Modelagem Dimensional, Data Warehouse e na plataforma Pentaho.

Foi aluno de Ralph Kimball, maior referência mundial no assunto, no curso de Modelagem Dimensional realizado pela Kimball University, em Estocolmo – Suécia.

Já ministrou diversas palestras sobre o tema e atualmente mantêm o blog da Know Solutions, com referências sobre Business Intelligence.

Pós Graduado em Gestão de Projetos de Software pela PUC – Paraná. Trabalhou durante 7 anos na empresa Siemens onde participou de projetos em diferentes países.