Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades — esta frase ficou famosa no mundo quando um personagem dos quadrinhos a falou. Tal citação é também muito pertinente quando falamos sobre a tecnologia de informação.

Empresas de qualquer porte sempre tentaram conhecer melhor seus clientes e suas preferências. Com o desenvolvimento da tecnologia, este poder ficou facilmente disponível.

Rapidamente, porém, descobriu-se que grande quantidade de informações não significa qualidade. Pelo contrário, quanto maior o banco de dados, mais difícil é a tomada de decisão. Isso acontece porque nosso cérebro é incapaz de processar, simultaneamente, tantos valores dependentes entre si.

Basta lembrar que identificamos facilmente nosso maior cliente, porém não temos certeza de qual deles é o mais lucrativo, uma vez que é necessária uma série de outros dados e cálculos complexos — a combinação de informações disponíveis é infinita, porém apenas algumas centenas são de fato relevantes para a tomada de decisões.

No artigo de hoje, falaremos sobre ERP, BI e como a integração dos dois sistemas pode otimizar o seu negócio. Confira!

Business Intelligence e ERP

Um grande avanço aconteceu quando o conceito de Enterprise Resource Planning (ERP) — ou, em português, planejamento dos recursos das empresas — firmou-se nos empreendimentos. Cada departamento teve seus dados inter-relacionados, segundo os critérios naturais de necessidade.

Contas a pagar, contas a receber, vendas, produção, estoque e outros setores, tiveram seus números integrados, passando a gerar relatórios quantitativos consistentes. Quem usa um bom sistema de ERP tem uma avalanche de informações que descrevem o presente e o passado de cada departamento e da empresa como um todo.

O sistema ERP possibilita uma análise poderosa de toda a rotina de atividades da companhia. Assim, decisões que envolvam compras de insumos e manutenção dos estoques são tomadas com o conhecimento de causa adquirido após a leitura de relatórios atualizados dos dados da empresa, evitando compras supérfluas e desperdício dos recursos.

O desenvolvimento tecnológico das últimas décadas só cresceu a massa de dados e, consequentemente, aumentou a dificuldade na tomada de decisões estratégicas. Esta necessidade criou o conceito de Business Intelligence (BI), uma série de softwares que foram desenvolvidos para auxiliar a análise de dados e estatísticas, fornecendo inteligência para o negócio.

O BI realiza várias operações fundamentais ao criar, modificar e distribuir informações relevantes para a companhia, explorando os dados em si, as relações entre eles e ainda definindo as tendências por meio de metodologias relevantes para tirar conclusões. Esse processo pode impulsionar o crescimento da receita e melhorar a eficiência operacional dentro da organização.

Gerentes e executivos ganharam uma grande ferramenta no auxílio à tomada de decisões. O “achismo” foi substituído por fatos concretos e mensuráveis. As soluções de BI tornaram-se obrigatórias nas mais diversas companhias do mundo, sejam elas médias empresas ou até mesmo gigantes multinacionais.

Um grande exemplo prático de uso do BI é o jornalismo mundial — que necessita de análise rápida e otimizada de uma grande quantidade de dados de diferentes fontes. O BI, ainda, é um alicerce para múltiplos tipos de análises, como:

  • risco;
  • giro de estoque;
  • tráfego na rede;
  • detecção de fraudes.

Nesse sentido, cada vez mais as ferramentas de BI estão sendo atreladas a diversas iniciativas de tecnologia da informação, não só o ERP, mas também o CRM, por exemplo.

A integração dos dados e resultados trazidos de outros sistemas de informação, como um Customer Relationship Management (CRM), um ERP e até mesmo de planilhas Excel, tornou a geração de relatórios uma atividade obsoleta.

A vertiginosa dinâmica das realidades do mercado demanda respostas rápidas e personalizadas. Cada executivo precisa poder escolher a qualidade e profundidade da análise dos sistemas, sem perder performance e agilidade.

Vantagens da integração

O gerenciamento dos processos da organização pode ser otimizado com a parceria ERP BI, já que essas tecnologias possibilitam o monitoramento automático das atividades. A monitoria vai fornecer análise, interpretação e ajustes à rotina empresarial, fazendo com que a instituição se destaque em meio à concorrência.

A integração vai promover uma identificação mais precisa das falhas e lacunas nos processos. Assim, com o foco na correção de deficiências, a tendência é o aumento nos lucros e redução nos gastos gerais da companhia.

A integração ERP BI melhora significativamente o processo de tomada de decisões, pois une a capacidade de gerenciamento de dados (especialidade do ERP) à precisão analítica do BI. Mais especificamente, essa ligação fornece os seguintes benefícios:

  • permite o monitoramento das atividades a até a oscilação do fluxo de caixa das empresas em tempo real;
  • facilita a cooperação entre os variados setores da companhia;
  • reduz ativamente o tempo necessário para gerar relatórios regulares;
  • aumenta a rentabilidade por meio de análise de dados de transação;
  • realiza a previsão de tendências de negócios;
  • possibilita à equipe financeira criar relatórios de receita rapidamente;
  • melhora a relação com os clientes por meio da análise de dados;
  • compartilha informações com o departamento de vendas, permitindo uma visão macro dos negócios.

Cada setor pode definir suas prioridades para determinados momentos, mas com a comunicação com os outros departamentos facilitada pela integração dos sistemas. Um exemplo prático: se antes era preciso conferir extensos relatórios para levar às reuniões, a dupla ERP BI possibilita que os gestores agora acompanhem os assuntos prioritários em tempo real, na tela do computador.

Os procedimentos de auditoria interna também são beneficiados com a conexão dos dois serviços, pois será bem mais fácil disponibilizar e conferir os dados gerais de cobrança, gerenciamento de estoque, controle das finanças, entre outros, e tudo em tempo real.

Código aberto

Desde os anos 80, o professor Ralph Kimball estuda e defende as boas características de um sistema de análise de dados. A prática comprovou o que estes estudos que diziam sobre as palavras de ordem no universo do Business Intelligence — elas são simplicidade e flexibilidade.

Os softwares com código fechado estão perdendo espaço para o Open Source. Vender os direitos de utilização de um programa perdeu espaço para a locação, assessoria e customização de produtos com código aberto.

Pentaho é uma ferramenta que representa muito bem essa tendência do Business Intelligence. A implantação, consultoria e treinamento, garantem a flexibilidade de utilização e estudo de caso a caso. Essa ferramenta oferece uma gama completa de recursos de BI, incluindo relatórios, análises, painéis, mineração de dados e integração de dados.

Este modelo de negócio é altamente interessante por abrigar, em paralelo, uma consultoria sobre estrutura de TI necessária para um bom funcionamento de todos os sistemas integrados. Uma das fontes de busca e coleta de dados deste programa é o ERP da empresa, se ela o possuir.

Como foi possível perceber no post, a conclusão é que ambos os sistemas desempenham funções diferentes entre si e podem conviver de forma independente — e a parceria entre os dois sistemas é ideal para otimizar os processos empresariais. Ambos são importantes e úteis, principalmente quando trabalham em conjunto. A relação entre ERP e BI é próxima e desejável.

Seja qual for o porte da sua empresa, é fortemente recomendável que você considere implantar uma junção ERP BI — existem soluções adequadas para qualquer tamanho de empreendimento. Cada executivo tomador de decisões ganhará um enorme poder sobre um negócio que já é de sua responsabilidade.

Gostou do nosso artigo e quer saber mais sobre tecnologia? Então, aproveite a visita e leia agora mesmo o nosso post sobre os Vs do Big Data!

Leandro Guimarães
Leandro Guimarães é o fundador da Know Solutions e trabalha com Business Intelligence desde 2009. Possui amplo conhecimento em Modelagem Dimensional, Data Warehouse e na plataforma Pentaho.

Foi aluno de Ralph Kimball, maior referência mundial no assunto, no curso de Modelagem Dimensional realizado pela Kimball University, em Estocolmo – Suécia.

Já ministrou diversas palestras sobre o tema e atualmente mantêm o blog da Know Solutions, com referências sobre Business Intelligence.

Pós Graduado em Gestão de Projetos de Software pela PUC – Paraná. Trabalhou durante 7 anos na empresa Siemens onde participou de projetos em diferentes países.